关于进一步做好上海市对口帮扶档案工作的通知

  关于进一步做好上海市对口帮扶档案工作的通知

  市各援外前方工作机构，各区合作交流办、区档案局（馆）：

  党的二十大报告指出以中国式现代化全面推进中华民族伟大复兴。对口帮扶是党中央作出的重大战略部署，是推进中国式现代化的必然要求。做好对口帮扶工作是党中央赋予上海的重要政治任务，是上海立足全国大局所承担的重要历史使命。多年来，在市委、市政府的高度重视下，在社会各界的大力参与下，本市对口帮扶工作扎实推进，期间形成大量档案，生动讲述了上海援派干部人才的感人事迹，真实记录了本市对口帮扶工作的巨大成果，充分彰显了党的领导和中国特色社会主义制度的优势。

  为深入贯彻党的二十大和二十届三中全会精神，深入落实习近平总书记关于巩固拓展脱贫攻坚成果同乡村振兴有效衔接和档案工作“四个好”“两个服务”“三个走向”等重要讲话指示批示精神，现就进一步做好本市对口帮扶档案工作通知如下：

  一、进一步健全对口帮扶档案工作体制机制

  对口帮扶档案工作是对口帮扶工作的重要组成部分，应纳入对口帮扶年度工作计划，与业务工作同部署、同实施、同检查。要按照统一领导、分级管理的原则，由上海市人民政府合作交流办公室（以下简称“市政府合作交流办”）会同上海市档案局（以下简称“市档案局”）加强对全市对口帮扶档案工作的监督和指导；各区人民政府合作交流办公室（以下简称“区合作交流办”）会同区档案局（馆）加强对本区对口帮扶档案工作的监督和指导，市区联动、前后合力，协同发力、主动跨前，深入各对口地区切实抓好档案归集工作。

  市各援外前方工作机构是对口帮扶档案工作具体实施的责任主体，要按照《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）、《企业档案管理规定》（国家档案局令第21号）等规章制度，建立健全档案工作体制机制，强化人人都是归档者意识，明确档案工作分管领导，指定档案工作负责部门，安排专人负责，有序开展文件材料收集、整理、归档和档案管理；要配备符合要求的档案工作场地和设施设备，注重加强档案信息化建设；要强化档案工作交接，援派干部轮换时，同步履行档案任务交接，明确档案归属流向，确保档案工作平稳有序和档案资源安全完整；要共同构建依法管理、保障到位、安全可靠的全员档案工作责任制，建立健全档案工作规范，适时将档案工作列入东西部协作和对口支援工作年度考核。市政府各驻外办事处继续协助市各援外前方工作机构落实好对口帮扶档案相关工作，在档案资料归集整理、资源支持、调研保障等领域持续发挥作用，更好凝聚对口帮扶档案工作合力。

  二、进一步加强对口帮扶档案全领域全流程归集

  对口帮扶档案是本市助力对口地区全面脱贫和巩固拓展脱贫攻坚成果、全面推进乡村振兴的重要记录和见证，应做到全领域、全流程认真完整收集。市各援外前方工作机构要建立健全文件材料收集、整理、归档及档案保管、利用、移交等全流程管理制度，尤其要按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）等规定，结合《对口帮扶工作文件材料归档范围清单》（附件1）和工作实际，进一步梳理细化，编制各门类《文件材料归档范围和档案保管期限表》（以下简称《保管期限表》），从源头和机制上确保档案完整齐全。任何人不得以任何理由将应归档的各类档案资料据为己有或拒绝归档，擅自销毁。

  市各援外前方工作机构要及时收集、汇总已纳入《保管期限表》的各类档案材料，其中：纸质文件材料中有发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并收集；电子文件的元数据、背景信息等应同时采集；数码照片应以JPEG、TIFF、RAW等通用格式收集；音频应以WAV、MP3等通用格式收集；视频应以MP4、MOV、MXF等通用格式收集。收集的文件材料应是原件，签章手续完备规范，具有法律效力。纸张、印刷材料等应符合长期保管保护要求。市政府各驻外办事处协助做好服务保障相关工作。

  各区合作交流办要会同各区档案局（馆）指导相关援外前方工作机构，按照《归档文件整理规则》（DA/T 22）、《上海市归档文件整理操作细则》（沪档〔2018〕16号）、《会计档案案卷格式》（DA/T 39）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）、《照片档案管理规范》（GB/T 11821）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50）、《录音录像档案管理规范》（DA/T 78）等规范标准，对各门类档案开展规范整理，形成档案目录信息。

  三、进一步促进对口帮扶档案便捷化精准化利用

  档案具有存史、资政、育人的作用。围绕中心、服务大局是强化档案利用、发挥档案价值的最终体现。要充分利用档案整理成果，建立并维护对口帮扶档案目录信息（目录规范见附件2），为目录级档案信息的便捷查询检索和全市对口帮扶档案资源共建共享提供坚实基础。市、区两级合作交流办、档案局（馆）应会同市各援外前方工作机构稳步推进纸质等传统载体档案数字化（基本要求见附件3）和电子文件归档及电子档案管理，有力有序推进对口帮扶档案信息化建设和数字化转型，构建完整高质的对口帮扶档案数字资源，提供远程、便捷、智能的档案数字全文级利用，在本市及对口地区重大活动开展、重大项目推进、重要任务开展、重要节点庆典等工作中强化鉴别使用，不断提升对口帮扶档案利用服务能级。

  四、进一步明晰档案资源移交及归属流向

  安全是档案工作的底线和生命线。集中统一管理档案是档案安全工作的重要内容和基本要求。各援外小组（分指）定期将收集整理的档案移交给市各援外前方工作机构集中统一管理，随办随归，及时移交，最迟不超过文件材料形成后次年6月或重大项目、活动等完成后3个月。

  按照《档案法》及其实施条例，《上海市档案条例》等档案法律法规规定，市各援外前方工作机构应在每批（轮）对口帮扶任务完成交接后的半年内，根据管理隶属关系，将经规范整理的上一批（轮）对口帮扶档案原件及其数字化副本和目录汇交市或区合作交流办，由其统一向同级国家综合档案馆移交。其中，档案原件移交区档案局（馆）的，区档案局（馆）需向市档案馆同步移交档案数字化副本和档案目录。市各援外前方工作机构档案最终归属流向具体如下（见附件4）：

  上海市援藏干部联络组（全宗号:B469）档案移交市档案馆，亚东等5个干部联络小组档案汇交至援藏干部联络组作为整体统一移交；上海市对口支援新疆工作前方指挥部（全宗号:B470）档案移交市档案馆，莎车等4个分指挥部档案汇交至援疆前方指挥部作为整体统一移交；上海市对口支援克拉玛依市前方指挥部（全宗号待定）档案移交市档案馆;上海市援青干部联络组（全宗号:B481）档案移交市档案馆，玛沁等6个干部联络小组档案汇交至援青干部联络组作为整体统一移交；上海市援滇干部联络组（全宗号:B495）档案移交市档案馆，昆明等16个干部联络小组档案分别移交各区档案馆；上海市对口支援万州干部联络小组档案（全宗号待定）和上海市对口支援夷陵干部联络小组档案（全宗号待定）移交市档案馆，其中，自1992年设立以来至2023年上一轮对口帮扶任务结束时形成的存量档案先行移交。

  市各援外前方工作机构、各区合作交流办、各区档案局（馆）应将对口帮扶档案工作纳入年度预算管理，结合各自工作任务予以经费保障，确保对口帮扶档案工作有效落实。

  五、进一步推进落实对口帮扶档案近期重点任务

  （一）请市各援外前方工作机构明确对口帮扶档案工作分管领导和具体责任人（含各小组、分指挥部）（附件5），同时将《保管期限表》于10月31日前一并反馈至市政府合作交流办。

  （二）请各区档案局（馆）明确对口帮扶档案工作分管领导和相关科室负责人（附件6），于10月31日前反馈至市档案局，并即对接本区合作交流办，开展本区对口帮扶档案工作调研排摸；于10月31日前，向市档案局报送书面报告，主要内容包括：各对口地区存量和增量档案的归属流向和现状分布；（存量）档案目录数据归集、档案整理、数字化、移交进馆，与对口地区档案部门档案资源共享等近期重点工作的方案或措施；于12月27日前，建立对口帮扶档案专题目录数据库，完成存量档案的目录归集，并实质性推进档案数字化工作。

  请各区合作交流办、区档案局（馆）根据本通知要求，及时向各自分管区领导作专题汇报。

  联系人：市合作交流办综合秘书处 张庆山 23115383；

          市档案局业务指导处     吴牧之 62086242

 

  附件：1.对口帮扶工作文件材料归档范围清单

        2.对口帮扶档案目录规范

        3.纸质档案数字化副本基本要求

        4.市各援外前方工作机构档案归属流向

        5.市各援外前方工作机构档案工作联系表

        6.对口帮扶档案工作联系表

                                                                                    上海市人民政府合作交流办公室

                                                                                               上海市档案局

                                                                                            2024年10月15日

附件下载：

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